L’équipe du Musée dédiée à cette opération, composée de trois personnes, a d’abord procédé à l’inventaire de l’intégralité de la collection et sa traçabilité. Sur une base de 1 700 objets, ce sont finalement un peu plus de 3 800 objets qui figurent à présent sur la base de données. Parallèlement, un appel d’offres a été lancé afin d’externaliser le chantier des collections qui, en raison de l’impératif des délais, ne pouvait se réaliser en interne.
L’entreprise retenue est UP2ART pour le chantier proprement dit. Mais deux autres entreprises sont présentes : la Pierre au Carré pour le descellement d’un certain nombre d’objets scellés au mur et/ou sol du musée. La société Bovis Fine Art, quant à elle, a en charge le conditionnement de certains objets et leur transport vers des réserves externalisées.
La particularité du Musée des Comtes de Provence réside dans la diversité de ses collections : pierre, métal, verre, céramique, bois/mobilier, textile, animaux naturalisés, objets en cire, arts graphiques, photographies… autant de matériaux que de spécialités nécessaires pour réaliser ce chantier. Ce ne sont pas moins de 21 conservateurs-restaurateurs qui se succèdent durant les trois mois du chantier, de septembre à décembre 2024. L’équipe est complétée par cinq techniciennes de conservation qui conditionnent les objets de petit et moyen format et de cinq régisseurs qui ont en charge les mouvements d’œuvres et les conditionnements plus conséquents. Charlotte Sauzereau, responsable d’UP2ART et régisseuse d’œuvre d’art, est le chef d’orchestre de tout ce petit monde et coordonne l’ensemble, accompagnée de Caroline Gabriel, conservatrice-restauratrice.